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律師:面對政府部門突擊檢查 華人企業如何應對?

發佈時間:2018年11月21日 16:46 來源:美新社 评论:0條 點擊:2860次


【帕薩迪納訊】在美國出於各項環境法規的要求,聯邦、州以及地方政府定期會對不同類型的企業進行現場檢查。此類檢查的原因有很多種,例如:企業合規監控、民眾或員工投訴、行政執法、事故、或宣傳等。


政府可能派出一名執行例行檢查的獨立檢查員,或由政府專家組成的“突擊隊”,進行“多媒體”的檢查,以查明具體違規行為。

此類的政府執法活動在美國商業界非常常見,這些檢查對受監管的社區來說是相當大的挑戰,因為對於企業來說,這些沒有提前通知的突查活動,需要時刻做好應對的准備。

有代表南加州眾多知名大中小企業的資深商業法審判出庭律師鄭博仁就表示,企業如何應對此類突擊檢查,與政府是否採取執法行動、採取何種行動有直接的關系。

某種意義上說,政府執法檢查其實也為企業提供了與公司業務代表建立更深層關系的機會,與政府檢查員保持良好、持續的信賴關系,可以防止不必要的執法行動,促進監管機構與受監管機構之間的信任。

為了可以達到有效並專業地接受檢查,對企業設施、檢查的准確預期和內容了解是非常重要的。以下內容旨在幫助華人企業為政府相關檢查做好准備,並確保政府執法檢查得到妥善執行。

以下將重點介紹其中較常見的檢查類型,即聯邦或州政府的環境檢查,但此處列出的許多要點也適用於其他類型的政府執法檢查,例如職業安全與健康行政檢查(OSHA)。

政府檢查機關

環境保護局(EPA)的各種環境法規規定和州政府執法檢查差別很大,有些法規包含非常具體的條款,而有些法規則含糊不清。例如,某些法規要求在環保局進入設施或審查記錄之前,就檢查原因發出書面通知以及聲明。而其他法規就沒有規定這樣的通知條款。同樣,一個法規可授權環保局的官員、員工、或代表檢查公司設施,而另一個規定隻可授權官員和員工。

由於政府執法檢查的各項授權法規之間存在很大差異,企業必須在特定情況下,對可能行使的執法檢查權限存在疑問時,審查適用的環境法規。

搜查令

雖然環保局有權檢查企業設施,以執行各種環境法規,但該權限受到第四修正案的限制,包括要求首先獲得搜查令。

最高法院認為,“第四修正案的搜查令條款保護商業建筑和私人住宅”,因此在企業允許政府機構進入檢查之前,政府需要提供搜查令。但是這個要求有所限制。

聯邦環境檢查不要求存在刑事“可能原因”,即存在可能原因使人相信犯罪已經發生,並且犯罪証據目前位於要搜查的地方。

相反,隻需要執法“可能原因”。要在此情況下獲得搜查令,執法檢查行動隻需要有“合理立法或執法標准”,或現有違規行為的具體証據來支持。

要獲得搜查令,環保局必須有違規行為的証據,或此檢查必須是一般、中立的執法檢查行動中的一部分。根據慣例,基於執法可能原因的搜查令,可以基於員工投訴、民眾投訴、先前的設施檢查、設施所提交的報告、或僅僅是監管計劃確定的可能檢查目標。

給予同意

如果當事方同意,則無需搜查令。與可能原因的要求一樣,執法同意的標准不如刑事搜查的標准嚴格。同意不需要明示表達,不反對搜查即表示同意。

如果政府沒有告知企業經理他們可以堅持拒絕同意搜查的權利,並不會使同意因不知情或不自願而無效。任何管理層人員都可以對執法檢查給予同意。在工廠經理、工頭、甚至“高級雇員”同意的情況下,都可以進行行政檢查。

總承包商可以對分包商共同工作的工地進行的執法檢查給予同意。即使未給予同意,行政檢查也不都需要搜查令。

根據第四修正案,搜查令的要求有一些例外情況:這並未禁止所有無証搜查,而隻是“不合理的搜查和扣押”。例如,如果“一目了然”原則適用,則無需搜查令。

該原則認為,如果從公開的區域可以看到某些條件,該政府官員可以在“一目了然”的范圍內合法地記錄所有証據。此例外適用於從環保局的執法檢查到交通道路執法在內的所有類型的執法搜查,並且必須基於沒有隱私之合理期待準則(Reasonable Expectation of Privacy)

普遍受管制的業務

例如採礦、槍支交易、或售酒行業等“普遍受監管”的業務,則不存在需要事先獲得搜查令的情況。根據最高法院的意見,選擇從事這類受到嚴格監管的行業的公司,明知自己將隨時受到行政檢查,並且“不會懷疑執法檢查官員的目的,或其任務的限制。”

如果情形滿足三步測試,則可以在普遍受監管的行業中進行無搜查令行政檢查:

首先,政府必須有“實質性”的利益關聯;

其次,無搜查令行政檢查必須“是下一步的監管計劃所必需的”;

再者,“法規所規定的執法檢查計劃,就其適用的確定性和規律性而言,必須足以替代憲法上搜查令的要求。”

可以這樣認為,環境法規所涵蓋的某些行業(例如,資源保護和關於危險廢物處理的儲存、或處置設施受環境法規的規定准入)是“普遍受到監管的”,因此不需要搜查令。在這一點上,根據環境法規,這樣的論証是成功的。

給予同意的利弊

搜查令通常可以通過環保局獲得。搜查令可以單方面獲取,即無需通知將要受執法檢查的機構。搜查令的描述,可以非常寬泛。

申請搜查令,通常隻會短時間延遲進入設施,在某些情況下隻要幾個小時。初次拒絕搜查進入的潛在好處是它提供了糾正問題的機會。

而另一方面,拒絕搜查進入可能導致檢查員認為該設施存在隱患。對搜查令的請求,可能會提高檢查員在最終獲得訪問權時的審查標准。

此外,如果當即允許搜查,這使受執法檢查的設施有機會在受檢查時限制同意的范圍,或決定是否應提供某些文件,或是否有時間提供某些文件,以此來“微控”檢查。

根據搜查令的內容進行的執法檢查,可能是非常寬泛或含糊不清的。但如果某企業不接受行政檢查員提供的搜查令解釋,則該企業有受到藐視執法處罰的風險。

相對地,有限范圍的同意,可以通過非正式或正式的方法進行協商,而企業可以利用這種杠杆,為執法檢查員設置條件。例如,如果確定執法檢查員是前來回應於關於該設施局部問題的投訴,則該企業可以僅同意受到檢查該設施所提到的部分。

如果某工廠同意接受執法檢查,那麼之後就不能提出環保局應該事先獲得搜查令。此外,雖然可以在受執法檢查的過程中撤回同意,但政府仍然可以根據執法檢查員已經觀察到的內容採取行動。

檢查

為了有效控制和管理環境責任風險,企業不能等到執法檢查員及其團隊來到工廠、或辦公室時才採取行動。應對行政檢查應該被視為與任何其他業務規劃等同,此業務不能在臨時基礎上開展。

顯然,企業必須制定計劃以確保自身符合環保局要求。制定該計劃,以及分配責任,是應對行政檢查必要的第一步。企業必須有熟悉以下內容的人員:

1、 企業所有受環境監管的設施、活動、和流程;

2、 企業所有和設施許可、許可條款、特定法規的豁免或許可;

3、 相關的環境法規和附屬規定;

4、 任何行政命令、其他監管行動、及任何相關訴訟的現狀;和

5、 所有文件的位置、狀態、與其需要遵守相關組織法規。

任何應對執法檢查計劃的第一步,是指定那些將對執法檢查做出回應的人員。這些人員可能是保持企業合規的負責人。

通常,應對檢查的負責人能夠向執法檢查員表明自己能夠與文件保管人協商,並保証向其提供相關文件,是非常有幫助的。

此外,如果應對檢查的負責人精通合規技術層面的問題,該負責人就可以主要著重於應對技術的考量,而減輕檢查的法律問題。

無論由什麼樣的負責人組成,應對檢查組都應保持小規模(2-3名成員),團隊領導應該是企業授權地並得以代表企業行事。企業最好有一個以上隨時准備回應執法檢查的人。

企業還必須制定適用於當執法檢查員到達現場時的准則,這些准則至少包括:

1、 要求監管代表和檢查員在到達現場時出示其証件,並登記。

2、 通知警衛和前台不得讓執法檢查員團隊直接進入企業大門,除非該團隊得到通知,並且直到執法檢查員得到相應的企業人員的陪同。

3、 要求執法檢查員在檢查結束時立即離開公司。

4、 確定執法檢查期間對方應遵循的程序,包括責任分配、檢查路線的確定等。

事先規劃的過程還應包括選擇一名法律顧問,以協助為執法檢查做準備。

如果執法檢查員帶著搜查令到達,還應該為此制定相應的程序。在某些情況下,執法檢查員可能不會讓檢查以正常速度進行。這可能造成企業沒有機會召開應對會議,或是除了匆忙介紹之外的任何行動。

公司應制定相應的計劃來應對這種意外情況,包括組建應對檢查特別小組,通知律師並陪同執法檢查員。

如果企業收到書面檢查通知,該應對檢查組還應當制定應對計劃。此類通知提供給企業在接受檢查前能夠糾正問題的機會。應對檢查特別小組應通知所有必要的企業人員接受檢查的日期、時間、和范圍。

小組應在檢查前確保接受檢查的場地或設施符合標准,但最好不要在24小時之前。若檢查沒有收到事前通知,該小組應確保企業已經採取了所有必要的措施糾正問題,以確保合規。

檢查范圍

執法檢查組確定檢查的范圍尤為重要。檢查的范圍必須受限於與受管制設備或程序有直接關系的位置、設備和信息。部分聯邦環境行政檢查是通過相關機構事先通知。該通知通常會描述執法檢查的范圍。

如果執法檢查沒有對企業事先通知,或隻是通過電話通知,則應要求執法檢查員以書面形式指定檢查范圍。如果執法檢查沒有提前通知,應對檢查組應向行政檢查員詢問其打算檢查的內容。

如果執法檢查是根據搜查令進行的,則應仔細閱讀搜查令以確定檢查范圍。

實際檢查

應對檢查組應陪同檢查員。應對檢查組應指派該組的一名成員進行詳細記錄。這些記錄應包括執法檢查員所聞所見的詳細說明,特別是檢查員對特定情況作出明顯反應的時候。

確切地了解檢查過程中所發生的事情,對在執法行動中保護自身至關重要。如果沒有同步記錄,在檢查過程中逐步回憶所發生的事情即使不是不可能,也會變得很困難。

檢查員會有充分的記錄,隻有通過詳細而明確的相反記錄才能有效地反駁對方的記錄。做好注釋對於應對檢查組記住細節是絕對必要的。

該企業還可以對檢查進行錄像,但行政檢查員可能會將其視為妨礙檢查。但如果檢查員使用攝像機,應對檢查組也應該這樣做。

檢查員的檢查僅限於搜查令中所確定的區域,或企業同意的區域。但是,應避免對觀察特定區域的檢查員提出過度技術性的異議。而任何時候的自願檢查都是可以終止的,但要注意的是,這從中所獲得的任何信息都可以用於控訴企業。

如果企業有許可証,可以在許可証中規定檢查范圍。避免將檢查員帶到未包括在檢查范圍內的區域也是一種好的操作。不然,這樣的做法將導致檢查范圍的擴大。

另外,如前所述,這種擴大可能會在無意中導致檢察員基於“一目了然”原則而發現違規行為。

檢查員必須採取合理的預防措施,不得造成任何危害,並且還必須遵守雇主所有的安全和健康規則、慣例、和程序,包括使用特殊的衣服和設備。

在實際檢查期間,企業代表應每分每秒與檢查員在一起。代表們應該謹言慎行,因為即使是看似無害的評論也可能在之后的記錄裡作為不利的証據。

照片

檢查員一般情況下都會拍攝企業和工作場地的照片。應對檢查組成員應拍攝與檢查員相同的照片,並應記錄和描述每張照片。檢查員可以拍攝任何不泄露機密信息或商業秘密的照片。

如果企業代表不拍攝或者是復制照片,他們應向檢查員索取照片的副本。如果檢查員拍攝了受商業秘密保密的材料,或流程存在實質性問題,應對檢查組可以向檢查員提議企業需要審查這些機密材料。

樣品

通常情況下,行政檢查員會在企業設施內採集樣品。如果允許,則企業應當要求分割樣品。這不僅讓企業能將結果與環保局的進行比較,而且還會在環保局發布結果之前向企業提醒可能的結果。

如果企業的樣本不合規,企業將考慮必要的改正行為,但即使在環保局發布結果之前,也將有機會通過任何必要的減排工作來表現出誠意。

任何此類先發制人的減排措施都可以減少根據抽樣結果對違規行為作出的處罰。能夠將這些負面事件轉化為企業的優勢非常重要。

受資源保護和恢復法案和全面環境響應、賠償、和責任法案(CERCLA)約束的設施的所有者或經營者,其對根據要求對行政檢察員收集的拆分樣本,享有絕對權利。此外,全面環境響應、賠償、和責任法案和資源保護和恢復法案都要求環保局立即向業主、經營者、或負責人提供由環保局獲得的樣品進行分析結果的副本。

企業應該通過提供自己的無菌容器為這種樣品分裂做好准備。為了可靠期間,必須遵循適當的監管鏈程序,企業實驗室應使用環保局批准的質量保証的器具及時地分析樣品。

在進行任何檢查之前,應與企業實驗室進行安排,並且給被分配該任務的實驗室成員應遵循的處理程序。

通常,執法行動會基於檢查員所採取的樣本。應對檢查組必須詳細記錄檢查員使用的取樣設備和程序。

挑戰檢查員樣本有效性的唯一方法是獲得檢查員是否遵守所有抽樣規定所需的詳細信息。

文件

在任何文件檢查中,需要記住的重要因素是:

1、 向檢查員僅顯示其在法律上有權看到的文件或記錄;

2、 除非扣押或傳喚,否則始終保留原始文件;以及

3、 要求對所有適格的文件保密。

環保局法規要求,企業提交的某些商業信息應根據企業的要求保密。為了使檢查員遵守這種保密要求,將機密文件保存在單獨的、明確標記的文件夾中是明智的。

文件保留政策和計劃

應對檢查組的一項重要職責是制定和實施記錄保留的政策和計劃。在制定記錄策略時應考慮以下因素:

1、 根據環境法規和許可証,必須保留某些記錄;

2、 必須允許檢查員查閱這些必要的記錄;

3、 有些記錄需要保留在公司內部;

4、 法定條款允許對一些記錄進行必要的保密;和

5、 法案、法規、和許可証通常規定了記錄需要保留的時間長度,並且可以像全面環境響應、賠償、和責任法案和資源保護和恢復法案一樣,規定在任何文件銷毀之前通知環保局。

記錄保留計劃應該是全面而清晰的,並應涉及確定文件類型與每個文件應保留的時間長度的程序。但由於州和聯邦法規與許可証的要求不同,這一領域不適用於簡單的保密政策。

此外,政府機構可能已要求企業保留某些文件。此外,可能存在適用於環境法規之外的文件保留請求,例如職業安全和健康法案有保留環境監測和生物取樣結果30年的要求。企業應該在銷毀認為是不應該保留的文件之前謹慎行事。

當調查人員或檢查員要求檢查或獲取某些類別文件的副本時,企業應讓其代表在檢查文件時觀察檢查員。

除非根據搜查令或傳票、扣押文件,否則企業應堅持在工廠保留所有原始文件。應要求調查員或檢查員標記或指明其想要復制哪些文件,企業應在之后提供副本。

自願維護的記錄應與政府機構所需的記錄分開。比如包括法規要求的環境審計和抽樣結果。

在訴訟的同時進行檢查

企業可能會發現自己處於與政府機構就先前檢查的結果發起訴訟的情況,而該檢查通常由同一檢查員執行。雖然在這種情況下不可能避免與檢查員進行對抗性交涉,但應同樣遵循專業、禮貌的行為。

但是,在這種獨特的情況下,不要讓當前的合規檢查成為產生訴訟証據的借口。如果就檢查范圍已經事先達成一致,而檢查員超出該范圍,則在可能的情況下撤銷對該檢查所給予的同意,並立即聯系該檢查員的主管。

企業應聯系正在處理未決訴訟的律師。大多數情況下,律師可以從法院獲得保護令,以防止與先前的合規事宜相關的進一步檢查。

企業可能無法完全避免這種調查取証,但至少會受到法院或行政庭的監督,企業將對其檢查時間和范圍有更多的控制權。

公開披露

通過環保局檢查獲得的信息將根據信息自由法案進行公開披露。根據信息自由法案,政府機構必須及時向任何合理請求記錄的人員提供其記錄,並遵守披露程序。

信息自由法案規定了九項豁免,根據這些豁免,某些類型的信息可能不會公開,包括法案特別豁免的信息、商業秘密、或財務信息等。

環保局若干法規包含信息自由法案下公開披露信息的特定豁免,但企業必須認識到其在檢查中提供的信息可能需要公開披露。

檢查員不當行為

在極少數情況下,檢查可能會產生檢查員的不當行為。雖然大多數檢查員都表現得很專業,並且隻是出於完成他們的工作,但檢查員可能會超出其權限,有時是因為一時頭腦發熱,有時僅僅是出於該檢查員特有的其他原因。

對於這些問題有許多補救措施。如果是通過給予同意進行的檢查,則可以終止檢查。如果發生這種情況,必須盡可能以非對抗的方式將不當行為提請行查員的主管處理。

企業會認識到主管可能會傾向於支持檢查員,除非能夠提供明確証據証明不當行為的事實。如果檢查是根據搜查令進行的,企業可以在聯邦法院尋求撤銷搜查令。然而,通常情況下,企業對不當行為的認知可以通過企業對檢查員主張合法權利來表達。

結束檢查訪問

在檢查訪問結束時,企業應始終要求檢查員召開結束會議。這將起到很多作用,包括在檢查之前,或至少在檢查期間開始與檢查員進行進一步對話。

檢查結果將成為結束會議的重點。企業應要求檢查員詳細披露任何負面發現,以便企業盡快做出決定,做出最佳回應。企業應始終要求檢查員或政府機構出具最終的檢查報告副本。

企業還應該了解檢查員最關心的設施區域,以及在未來的檢查訪問中其將重點關注的具體領域。企業應該向檢查員詢問有關設施改進的建議。

檢查后應對檢查組會議

應對檢查組應在檢查完成后立即召開會議,以評估檢查結果,以及企業准備應對並解決必要的糾正或補救措施。最好是借此機會審閱檢查員的評論,以及之前收集的數據,而不是在結束會議上作出直接回應。

結論

對設施的檢查不一定是壞事。在檢查期間得到檢查,並在檢查期間進行維護,將有助於將影響降至最低。檢查應被視為企業的信息收集工作,就像檢查員的工作一樣。

它也應被視為向檢查員反映企業人員專業精神的機會。

規劃檢查是合規過程中的一個步驟,應與其他類型的合規程序(例如定期環境審核)一起進行。此類規劃不僅應作為檢查后避免責任的輔助手段,還應作為審查設施合規性的必要部分


(文章提供:鄭博仁律師事務所)



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